Blog

Lekker mono

Sinds half maart is een wekelijkse online bijeenkomst zo’n beetje een vast ritueel bij 98,7% van de zakelijke teams die ik ken. In dit blog deel ik tips die de kwaliteit van jouw volgende online overleg zeker ten goede komt! Met deze tips hoef jij de 'Video call BINGO!' niet meer te spelen :-).

Auteur: Bob van den Heuvel

Datum: 23.09.2020

Tijd voor online overleg

Een voor een druppelen collega’s binnen. Links in beeld doet collega X een poging een gaap te onderdrukken en in het midden van mijn beeldscherm rekt collega Y zich uit en rent nog snel even heen en weer voor koffie. In de rechterbovenhoek blijft het scherm op zwart staan. Je hoort ’m wel, maar je ziet ’m niet. En ja hoor… daar is collega Z die direct als een woordendiaree een ongevraagd verslag geeft van zijn weekend. Met andere woorden: het is weer maandag! Tijd voor het wekelijkse overleg.

Via Zoom, Webex, Hangouts of Microsoft Teams komen we digitaal bijeen om samen verbinding te maken. Zo noemen we dat dan, verbinding maken. Verbinding my ass…. In de praktijk komt er van die verbinding nog niet zo veel terecht.

Het overleg is dikwijls slaapverwekkend, meestal eenrichtingsverkeer en op enkele uitzonderingen na weinig inspirerend.

Hoe dan wel?

Maar liefst 86% van de medewerkers vindt vergaderen tijdverspilling, aldus een grote multinational die in 2016 onderzoek liet doen onder haar medewerkers. Hoe deze trend zich doorzet nu veel bedrijven online vergaderen is nog niet onderzocht. Ik heb daar wel een beeld bij. In de rest van dit blog wil ik een aantal zaken met je delen die de kwaliteit van je volgende overleg zeker ten goede komt! 

  1. Maak afspraken vooraf
  2. Houd de touwtjes in handen!
  3. Bewaak de tijd van jou en je collega’s

Tip 1: Afspraken maken

We maken het vaak niet meer heel expliciet. We bespreken het niet. Advies is om dat wel te doen. Collega's doen bijvoorbeeld hun webcam uit en zijn dus letterlijk onzichtbaar in een meeting. ‘We horen je wel, maar we zien je niet’. Gek is dat dit soms ook nog geaccepteerd wordt. De enige valide reden is misschien een slechte internetverbinding om bandbreedte te sparen, maar anders is het gewoon niet handig. Sterker nog, het is gewoon asociaal. Als je op de zaak in een meeting zit ga je toch ook niet achter het gordijn staan? We doen dit omdat er geen afspraken zijn. Dus begin daarmee!

En wat doen we met geluid? In een groep tot 5 deelnemers waarbij van iedereen een actieve input gevraagd wordt is het prima om het geluid aan te laten staan en de microfoons niet te dempen. Het aanzetten en uitschakelen van het geluid wekt vaak vertraging op omdat we het gewoon vergeten. Herkenbaar toch, die collega die enthousiast aan het zenden is maar enkel non-verbaal haar punt maakt. De rest van je collega’s roept dan in koor: ‘microfoon aan!’. Dus tot en met vijf mensen in een actieve meeting kun je gewoon je microfoon aanhouden. Bij meer dan vijf deelnemers vraag je mensen om ‘te dempen’. Op die manier elimineer je achtergrondgeluiden, gepruttel van koffiemachines en overijverige waakhonden die de hele meeting overblaffen!

Een ander afspraak die je maakt over geluid is over het werken met koptelefoons. Voor de meeste systemen is het niet meer noodzakelijk om een koptelefoon te gebruiken. Dat was tot een paar jaar terug wel anders. Het voordeel is dat de kans op een rondzingend geluid minder groot is en dat je ook in dit geval weer achtergrondgeluid reduceert.

Waarschuw mensen wel als je een geluidsfragment of video start. Die kan er nog wel eens iets te hard doorkomen via de koptelefoon. Het laatste wat je wilt is dat mensen met trillende trommelvliezen jouw meeting uitstappen.

Maak ook afspraken over de interactie. Des te groter het team waar jij online mee vergadert hoe belangrijker dit is.

Wil je dat mensen een handje opsteken via het systeem? Wil je dat ze de chat gebruiken of stimuleer jij juist dat men gewoon inbreekt in het gesprek? Waar jij ook voor kiest, zorg dat je hier duidelijk in bent! Hoe gebruik je de chat? Hoe reageer je als een vraag wil stellen? Hoe benut je de functionaliteiten van de tool? Stel spelregels of omgangsvormen vast.

Oh, en nog een uitsmijter over videobellen. Zeker voor interne meetings! Maak de afspraak dat iedereen een eigen scherm gebruikt. Wanneer collega's met meerdere mensen in een zaal zitten en gebruik maken van één camera neemt de kwaliteit van de interactie en betrokkenheid vaak af. Door het vormen van digitale kliekjes is het voor de anderen lastig te zien wie er iets zegt, wat de communicatie vaak niet ten goede komt.

Daarnaast zie je binnen het kliekje de neiging ontstaat om ook samen tussendoor de interactie op te zoeken. Het dempen van het geluid kan dan werken, maar daardoor creëer je toch ergens een soort van sociaal vacuüm. Dus spreek af dat iedereen vanaf z’n eigen scherm inlogt. Als dat om wat voor reden dan ook niet lukt, maak dan de afspraak dat wanneer iemand uit de groep iets wil zeggen, diegene naar de camera loopt om iets te delen in beeld. Op die manier komt het geluid goed door en kun je elkaar toch even online in de ogen kijken.

Tip 2: De Regie voeren

Als je ooit een training hebt gehad over het leiden van een goede vergadering dan weet je dat er verschillende rollen zijn. Iemand leidt de vergadering, een ander notuleert, weer iemand anders is gevraagd om specialistische kennis in te brengen en er is bijvoorbeeld een timekeeper. Online werkt dit net zo. Al is het alleen maar omdat je een aantal betrokkenen stimuleert. Als jij het overleg leidt zorg er dan voor dat je dit vooraf regelt. Pak de regie. Dat begint in de voorbereiding.

Buiten alle zakelijke en inhoudelijke punten die je bespreekt, vergeet niet het persoonlijke gesprek op de agenda te zetten.

Ook wel het ‘fun element’. Nu we elkaar steeds meer online treffen (en dat gaat zeker zo blijven) zie je dat veel mensen uitstekend zelfstandig op afstand van elkaar kunnen werken. Hetgeen ze het meeste missen is de interactie met collega's, de sociale interactie tijdens de koffie en de grapjes onderling. Jouw online meeting kan deze behoefte heel goed vervullen. Maak daar plaats voor.

Start met een rondje langs de velden en vraag elke dag een andere collega om de mop van de dag te vertellen. Een ander idee is een korte energizer om met elkaar te doen, actief te blijven en meer te delen dan enkel de inhoudelijke kant van het werk.

Hou je vergadering afwisselend en voorkom dat jij de hele meeting aan elkaar praat. Je kunt de werkvorm per onderwerp afwisselen en een gastspreker (collega) een onderwerp laten introduceren. Denk aan een poll om de mening van je team te vragen, de chat als je met elkaar aan het brainstormen bent of benut daar de app Miro voor (aanrader!!!).

Denk ook aan breakout groepen waarbij je medewerkers in kleine groepjes naar een aparte online ruimte stuurt om met elkaar van gedachten te wisselen of met een bepaalde opdracht. Je verkleint de anonimiteit en vergroot de betrokkenheid. Zorg wel dat je die online ruimtes zelf aanmaakt of vraag aan de deelnemers jou ook uit te nodigen zodat je kunt meeluisteren.

Als je opdrachten geeft in een overleg kun je het beste kiezen voor meerdere kleine opdrachten dan één hele lange. Bij elke opdracht kies je een helder doel en geef je heel duidelijk aan wat je van mensen verwacht dat ze opleveren.

Betrek continu alle aanwezig en voorkom daarmee duikgedrag. Voorkom dat ze  binge watchen naar jou. Kap mensen sneller af en verdeel duidelijke taken. Als je mensen vraagt om een idee of mening te geven, vraag ze om dit binnen een een minuut te doen. Des te langer een monoloog of een presentatie, des te sneller mensen hun mail of whatsapp checken.

Grote kans dat je regelmatig wat slides, grafiekjes of iets ander op je scherm laat zien want een beeld zegt vaak meer dan duizend woorden. Blijf dat ook vooral doen maar vergeet niet dat wanneer je niet meer over de slide praat, of wanneer het delen van het scherm niet meer noodzakelijk is, je het delen stopt. Laat mensen niet eindeloos lang naar een slide kijken terwijl het veel leuker is om jou te zien. Het geeft in ieder geval meer contact. Dus advies daarbij: deel je scherm maar stop met delen op het moment dat je met elkaar in gesprek raakt over het onderwerp of als er een vraag komt vanuit een van de collega’s. Blijf zo veel mogelijk in verbinding. Het is makkelijker om de regie te voeren als je mensen kunt zien.

Back to back call

Tip 3: Timing

We plannen meetings zoals we dat altijd al deden alleen is het online vermoeiender. Hoe vaak heb je de afgelopen tijd iemand gehoord over vierkante oogjes?! Dat men zegt 'ik ben gesloopt na een paar back to back video calls' is niet zo gek. Het gaat sneller en is effectiever maar vergeet juist daarom niet om pauzes in te plannen. Een meeting van een uur duurt dus maar 45 minuten. Op die manier heb je even tijd om de benen te strekken, tijd voor een sanitaire stop of kun je tussendoor aan de slag met je notes. Heb je dat ook maar gelijk een gedaan! Lekker toch?

Vergeet niet: start op tijd! Als jouw meeting om 13.00 uur begint, start dan ook echt om 13.00 uur en beloon de mensen die er zijn. Zodra je met elkaar zit te wachten op de laatkomers is er een kans dat de mensen die op tijd waren, weer afhaken. Geen lekkere start voor jouw overleg. Uiteraard verwelkom je de laatkomers uitermate vriendelijk en met een grote glimlach door bijvoorbeeld te zeggen: ‘Fijn dat je er bent, Watze. Sorry dat we vast begonnen zijn!'. Die boodschap lijkt me duidelijk, toch?
Door op tijd te starten went je team eraan en houd je meer tijd over voor de punten die op de agenda staan.

Benut hier de timekeeper voor! Dit is iemand aan wie jij vooraf hebt gevraagd om de tijd in de gaten te houden. Stel dat je overleg 45 minuten duurt en je hebt vier agendapunten die vooraf zijn vastgesteld, open dan kort en bondig en vraag de timekeeper om elke keer na 8 minuten een seintje te geven. Je hebt dan per onderwerp nog 2 minuten om de afspraken vast te leggen en vervolgacties te bepalen. Na 10 minuten ga je door naar het volgende onderwerp om vervolgens aan het eind alle afspraken en actiepunten nog een keertje langs te gaan. Als het goed is heb je daar nog een paar minuten voor over!

Veel plezier en succes met je volgende overleg! En denk aan de volgende tips:

  1. Maak heldere afspraken
  2. Hou de touwtjes in handen! Jij hebt regie!
  3. Hou rekening met de tijd! Strakke sturing en hou ruimte tussen meetings!